МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

В отношении Министерства образования Иркутской области, ИНН 3808172408. Адрес места нахождения: 664025, Иркутская обл., г.Иркутск, ул.Российская д.21 При осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. поступили сведения о следующих действиях (бездействии): по адресу: 664025, Иркутская область, г.Иркутск, ул.Российская д.21, 1) не обеспечена сохранность архивных документов (заявки на получение субсидии МО «Боханский район за период 2019-2020 годы) в течение сроков их хранения, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20 декабря 2019 № 236; 2) помещение для хранения архивных документов, расположенное по адресу г. Иркутск, ул. Российская 21 (далее – архивохранилище) находится в подвальном помещении; 3) в архивохранилище проложены трубы водоснабжения; 4) в архивохранилище пыльно, грязно; 5) документы в архивохранилище размещены в хаотичном порядке, часть документов размещена на полу; 6) в архиве не ведется обязательный учетный документ - журнал учета поступления и выбытия дел. Указанные действия (бездействие) могут привести/приводят к нарушениям следующих обязательных требований: 1) государственные органы обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в течение сроков их хранения, установленных перечнями типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ); 2) не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях (пункт 2.16 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526) (далее – Правила); 3) в архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды (п. 2.17 Правил); 4) помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли (п.2.27 Правил); 5) все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов (п. 2.34 Правил); 6) в архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входит: книга учета поступления и выбытия дел, документов (п. 3.5, п.3.6. Правил). В соответствии с частью 1 статьи 49 Федерального закона от 31 июля 2020 года № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» ОБЪЯВЛЯЮ ПРЕДОСТЕРЕЖЕНИЕ о недопустимости нарушения обязательных требований и предлагаю: 1) принять меры по обеспечению сохранности документов. Ежегодно в конце года проводить проверку наличия дел в соответствии с номенклатурой дел. При увольнении/переводе сотрудников обеспечивать передачу дел, по акту, сотруднику на которого возлагается ответственность за сохранность передаваемых дел; 2) выделить под архивохранилище помещение, соответствующее, установленным требованиям Правил. Срок – до 1 апреля 2024 года; 3) все документы, хранящиеся в архиве поместить в короба в порядке, соответствующем описям дел. Короба разместить на стеллажах. Срок – до 1 сентября 2023 года; 3) завести в архиве книгу учета поступления и выбытия дел, внести соответствующие сведения. Срок до 1 сентября 2023 года. Предостережение направлено в электронном виде в системе электронного документооборота «Дело», а также на адрес эл.почты obraz@38edu.ru.