КУМИ БЕЙСКОГО РАЙОНА

При осуществлении Министерством культуры Республики Хакасия регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле поступили сведения о следующих действиях (бездействии): Комитета по управлению имуществом Бейского района Администрации Бейского района Республики Хакасия (далее – КУМИ Бейского района), выразившееся в том, что: 1. Не утверждена номенклатура дел КУМИ Бейского района на 2023 год. 2. В архиве КУМИ Бейского района не обеспечено соблюдение нормативных режимов хранения архивных документов: светового, санитарно-гигиенического. 3. В КУМИ Бейского района не проводится ежегодная экспертиза ценности документов в связи с чем: 3.1. не обеспечено упорядочение и описание архивных документов, имеющих срок хранения «Постоянно» и «До ликвидации организации»: 1) Договоры купли-продажи земельных участков (с 2003 г. (ориентировочно) по 2022 г.); 2) Градостроительные планы земельных участков и документов к ним (с 2016 г. (ориентировочно) по 2022 г.); 3) Генеральные планы поселений и документы по их разработке и согласованию; Правила землепользования и застройки и документы по их согласованию (утратившие силу); 3.2.: не обеспечено упорядочение и описание архивных документов временного (свыше 10 лет) сроков хранения: 1) Договоры по аренде земельных участков и документы к ним; Документы по проведению аукциона на право заключения договора аренды (с 2003 г. (ориентировочно) по 2022 годы); 2) Договоры безвозмездного пользования муниципальным имуществом (с 2003 г. (ориентировочно) по 2022 г.). 4. Не обеспечено полное оформление дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения. 5. Не обеспечено хранение архивных документов в архиве КУМИ Бейского района на стеллажах в порядке, соответствующем описям дел, документов. 6. Не обеспечен учет документов архивного фонда в архиве КУМИ Бейского района: не заведены основные (обязательные) учетные документы (книга учета поступления и выбытия дел, документов; список фондов; опись дел, документов временного (свыше 10 лет) сроков хранения; реестр описей). (приводится описание, включая адрес (место) (при наличии), действий (бездействия), организации, ее должностных лиц и (или) работников, индивидуального предпринимателя и (или) его работников, которые могут привести/приводят к нарушениям обязательных требований) Указанные действия (бездействие) могут привести/приводят к нарушениям следующих обязательных требований: 1) пунктов 2.2, 4.14-4.18 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила), устанавливающих, что создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения; номенклатура дел составляется ежегодно, 1 раз в 5 лет согласовывается с ЭПК уполномоченного органа субъекта РФ в сфере архивного дела, затем утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года; 2) пунктов 2.27-2.29 Правил, устанавливающих, что помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ необходимо: проводить систематическую влажную уборку; не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей; обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков. В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты.; 3) пунктов 4.3-4.11 Правил, устанавливающих, что документы поступают в архив организации после проведения экспертизы ценности. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела. Описи на дела, документы постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании экспертной комиссии одновременно. По итогам рассмотрения ЭК согласовываются описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов. 4) пунктов 4.19 Правил, устанавливающих, что законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат полному оформлению и описанию. Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает: подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках); нумерацию листов дела; составление листа-заверителя дела; составление, внутренней описи документов дела; оформление обложки дела. 5) пунктов 2.34-2.35 Правил, устанавливающих, что все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов. Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы должны храниться в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов. На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке. Порядок размещения устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные - горизонтально. Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других не предназначенных для хранения документов местах.; 6) раздела 3 Правил, устанавливающего, что учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, и описи дел, документов. Основными единицами учета архивных документов являются: архивный фонд; единица хранения - дело. Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся частью архивного шифра. Архивный шифр (обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации) состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения. В архиве организации ведутся основные (обязательные) учетные документы. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят: книга учета поступления и выбытия дел, документов; список фондов; лист фонда; опись дел, документов; реестр описей.