ГБОУ БРГИ №1

Поступили следующие сведения о действиях (бездействии) ГБОУ Башкирская республиканская гимназия-интернат № 1 имени Рами Гарипова (далее – Гимназия № 1). Юридический адрес: 450098, Республика Башкортостан, г.Уфа, ул. Российская, д. 88. 1) в соответствии с пунктом 2 статьи 22 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ): «статья 22. Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы: 2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет». В нарушение вышеуказанной статьи Федерального закона № 125-ФЗ документы постоянного срока хранения не сдавались ни разу в ГКУ Национальный архив Республики Башкортостан. Ввиду того, что не проведена проверка наличия и состояния дел, остается не известным количество дел, находящихся в архивохранилище и в структурных подразделениях. Визуальная проверка архивохранилища показала, что в архивохранилище Гимназии № 1 находятся документы, начиная с 50-х – 70-х годов ХХ в. Для справки: дата создания Гимназии № 1 – 1 сентября 1939 года. 2) В соответствии с абзацем 13 пункта 4.11 и абзацем 1 пункта 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила, 2015 года): 4.11. Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве. 4.19. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию. В Гимназии № 1 не упорядочены документы постоянного хранения и по личному составу : Опись 1 дел постоянного хранения – с 2001 по 2020 гг. Опись 2 дел по личному составу – с 2001 по 2020 гг. Опись 4 постоянного хранения – с 1976 по 2020 гг. Опись 3 дел по личному составу – с 2001 по 2020 гг. Опись 5 дел по личному составу - с 1976 – по 2020 гг. 3) Из нормативных методических документов представлена только инструкция по делопроизводству (Протокол Экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Республики Башкортостан от 22.09.2006 г. № 9). Отсутствует номенклатура дел, положение об архиве, положение об экспертной комиссии. Что является нарушением пунктов 4.14 -4.18 Правил, 2015: «4.14. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел. 4.15. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации. 4.16. Номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. 4.17. Номенклатура дел организации разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел. Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются органами и организациями, имеющими в подчинении сеть однотипных организаций. Типовая номенклатура устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом. Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом. 4.18. Номенклатура дел организации составляется по установленной форме (приложение № 25) на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение № 26)». В соответствии с приказами Росархива от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации» и от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации» должны быть согласованы ЭПК Управления положение об архиве организации и положение об экспертной комиссии. 4) В соответствии с пунктами 2.36. – 2.40 Правил, 2015 года: «2.36. Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо. 2.37. В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные (приложение № 1), а при большом количестве фондов - пофондовые (приложение № 2). 2.38. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях. 2.39. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации: устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам; выявляются и устраняются недостатки в учете документов; выявляются отсутствующие документы и организуется розыск; выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки. 2.40. Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет. В архиве Гимназии № 1 необходимо провести топографирование и проверку наличия и состояния дел. 5) В соответствии с пунктами 2.15, 2.19, 2.21, 2.25, 2.29 Правил, 2015 года: « 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает: оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов; оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий». «2.19. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности». «2.21. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах». «2.25. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима: для хранения документов на бумажном носителе - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%.». В соответствии с пунктом 2.29. Правил, 2015 года: «2.29. В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты». Однако, вышеуказанные нормы нарушаются. Например: температурно-влажностный режим не соблюдается. Данные измерительных приборов не фиксируются. Архив не оснащен специальным оборудованием - отсутствуют первичные средства хранения документов – архивные короба. Стеллажи – деревянные. В архивохранилище находится много посторонних предметов (документы временного хранения, папки-скорошиватели и т.д.) Указанные действия (бездействие) могут привести/приводят к нарушениям следующих обязательных требований: 1) В соответствии с частью 1 ст.15 Федерального закона № 125-ФЗ: «1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.». 2) Нарушены нормы права, установленные Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Объявляется предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований и предлагается: 1) Создать все необходимые нормативные условия для хранения документов ГБОУ Башкирская республиканская гимназия-интернат № 1 имени Рами Гарипова в архиве организации в соответствии с установленными законодательством требованиями. 2) Упорядочить все документы постоянного хранения и по личному составу. 3) Подготовить для сдачи в ГКУ Национальный архив РБ документы постоянного хранения. 4) Провести проверку наличия и состояния дел. 5) Завести все учетные документы в соответствии с Правилами, 2015 года, в том числе провести топографирование архивохранилища. 8) Информацию об устранении замечаний и нарушений предоставить к 1 января 2024 года.