Проверка № 642003021840 от 17 февраля 2020 года

АДМИНИСТРАЦИЯ САРАТОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Плановая проверка
Выездная
Завершено
Есть нарушения


Дата проведения
17 февраля 2020 года — 2 марта 2020 года

Проверка проводится в отношении
АДМИНИСТРАЦИЯ САРАТОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА САРАТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Орган контроля (надзора), проводящий проверку
Управление по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области

Цель проверки
Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле

Правовое основание проведения проверки
Истечение трех лет со дня срока государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя

Должностные лица, уполномоченные на проведение проверки
Ф. И. О. Должность
Раменская Ирина Геннадьевна Начальник отдела организации сохранности и государственного учета документов управления по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области
Солопова Татьяна Алексеевна Референт отдела формирования архивного фонда и использования документов управления по делам архивов управления делами Правительства Саратовской области


Объекты и итоги проверки

Адрес
410009, г. Саратов, ул. Тракторная, д. 43

Дата составления акта о проведении проверки
2 марта 2020 года

Руководители или уполномоченные представители юридического лица или ИП, присутствовавшие при проведении проверки
Веснина Татьяна Владимировна

Информация о результатах проверки
Сведения об ознакомлении или отказе ознакомления с актом КНМ руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, присутствовавших при проведении КНМ, о наличии их подписей или об отказе от совершения подписи
С актом ознакомлены

Информация о выявленных нарушениях
Описание
Нарушение пунктов 2.11.4.3. Правил: на ярлыках связок с архивными документами постоянного хранения и по личному составу указан не полный набор информации

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктом 2.11.4.3. Правил: на ярлыках связок с архивными документами постоянного хранения и по личному составу указать полный набор информации (в т.ч. название и номер архивного фонда, номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке, связке)
Описание
В нарушение пунктов 2.11.10.2, 5.12. Правил и пункта 2.1 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03 июля 2013 г. № 635, допуск пользователей для работы с архивными документами не оформляется заявлением (отношением). Не составляется анкета пользователя. Не ведутся личные дела пользователей

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктами 2.11.10.2, 5.12. Правил и пунктом 2.1 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03 июля 2013 г. № 635, допуск пользователей для работы с архивными документами оформлять на основании заявления (отношения). Организовать ведение личных дел пользователей
Описание
Нарушение пункта 4.9. Правил: взаимодействие с организациями - источниками комплектования организовано не в полном объеме: не проводятся методические семинары для ответственных за ведомственные архивы организаций

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктом 4.9. Правил скорректировать план работы на 2020 год и предусмотреть при составлении последующих планов работы проведение методических семинаров для ответственных за ведомственные архивы
Описание
Нарушение пункта 2.11.4.2 Правил: в архивохранилище шкафы не пронумерованы, постеллажные топографические указатели содержат не полную информацию, пофондовый топографический указатель отсутствует

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктом 2.11.4.2 Правил пронумеровать шкафы в архивохранилище дел постоянного хранения и по личному составу, постеллажные топографические указатели дополнить недостающей информацией (в т.ч. указать номера дел, размещенных на полках, графа 5 формы № 15 Правил), завести пофондовый топографический указатель
Описание
Нарушение пункта 4.2.3. Правил: в наблюдательных делах отсутствуют внутренние описи документов, не проведена экспертиза ценности наблюдательных дел ликвидированных организаций, исключенных из списка источников комплектования

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктом 4.2.3. Правил в наблюдательных делах составить внутренние описи дел, документов, провести экспертизу ценности наблюдательных дел ликвидированных организаций, исключенных из списка источников комплектования
Описание
Нарушение пункта 3.5.9. Правил: в делах фондов документы не пронумерованы, не составлены внутренние описи и листы-заверители

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктом 3.5.9. Правил пронумеровать документы в делах фондов, составить внутренние описи и листы-заверители
Описание
Нарушение пункта 3.2.1 Правил: не разработаны порядок и схема учета архивных документов

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктом 3.2.1 Правил разработать порядок и схему учета архивных документов
Описание
Нарушение пункта 2.11.4.1. Правил в архиве отсутствует план (схема) размещения архивных фондов в архивохранилище дел постоянного хранения и по личному составу

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктом 2.11.4.1. Правил разработать план (схему) размещения архивных фондов в архивохранилище дел постоянного хранения и по личному составу
Описание
Нарушение пунктов 2.11.3, 4.4. и 4.4.1 Правил: в архивохранилище часть документов из-за отсутствия места на архивных полках размещена на стульях и столах; отсутствуют резервные площади для комплектования документами нового приема от организаций источников и документами по личному составу от ликвидированных организаций

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктами 2.11.3, 4.4. и 4.4.1 Правил увеличить вместимость архивохранилища дел постоянного хранения и по личному составу для ликвидации задолженности по приему документов постоянного хранения от организаций источников комплектования и по личному составу ликвидированных организаций неисточников комплектования, а также устранить складирование уже имеющихся архивных документов на столах и стульях (за счет выделения дополнительных площадей, приобретения более вместительных стеллажей или других мероприятий)
Описание
Нарушение пунктов 3.5.2, 3.5.3, 3.5.7 Правил: в книге учета поступления документов, в списке фондов постоянного хранения, реестре описей постоянного хранения не подводится итог количества поступивших за год фондов, описей, дел; форма реестра описей постоянного хранения не соответствует нормативным требованиям, список фондов и реестр описей по личному составу не ведутся

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктами 3.5.2, 3.5.3, 3.5.7 Правил в книге учета поступления документов, списке фондов постоянного хранения, реестре описей постоянного хранения подводить ежегодные итоги соответственно количества поступивших за год архивных документов, фондов, описей и их общего количества; форму реестра описей постоянного хранения привести в соответствие нормативным требованиям, организовать ведение списка фондов и реестра описей по личному составу
Описание
Нарушение пункта 2.11.10. Правил: при выдаче архивных документов из архивохранилища не ведутся листы использования документов, карты-заместители

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктом 2.11.10. Правил при выдаче архивных документов из архивохранилища организовать ведение листов использования документов и карт-заместителей
Описание
Нарушение пункта 3.5.6 Правил: годовые разделы законченных описей дел постоянного хранения и по личному составу не объединены в сводные, сводные итоговые записи о количестве учтенных в описях дел не составлены; экземпляры описей не выделены из состава дел фондов

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктом 3.5.6 Правил годовые разделы законченных описей дел постоянного хранения и по личному составу объединить в сводные, составить сводные итоговые записи о количестве учтенных в описях дел; выделить экземпляры описей из состава дел фондов
Описание
Нарушение пункта 2.11.5. Правил: проверка наличия документов начата в 2003 году и по настоящее время не завершена, листы проверки наличия и состояния архивных документов не соответствуют форме № 27 Правил, в листах проверки наличия и состояния архивных документов не отражается количество дел, нуждающихся в улучшении физического (технического) состояния; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов своевременно при необходимости не составляются акты о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и справки о проведении розыска

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктом 2.11.5. Правил откорректировать перспективный план проверки наличия и состояния архивных документов с целью скорейшего завершения проверки наличия, учетные документы с результатами проводимой проверки наличия (листы проверки наличия и акты проверки наличия) привести в соответствие нормативным требованиям; завести журнал учета дел, нуждающихся в улучшении физического (технического) состояния; по мере необходимости составлять акты о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и справки о проведении розыска
Описание
Нарушение пункта 2.11.2.5. Правил в архиве в начале и по окончании отопительного сезона не проводятся энтомологический и микологический осмотры архивных документов

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктом 2.11.2.5. Правил в архиве в начале и по окончании отопительного сезона организовать проведение энтомологического и микологического осмотров архивных документов, проведение мероприятий фиксировать в журнале проведения микологического и энтомологического осмотров
Описание
Нарушение пункта 5.7. Правил архив не проводит информационные мероприятия с использованием архивных документов (семинары, выставки, экскурсии)

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктом 5.7. Правил скорректировать план работы на 2020 год и предусмотреть при составлении последующих планов работы проведение информационных мероприятий с использованием архивных документов (семинары, выставки, экскурсии)
Описание
Нарушение пункта 2.11.2.4 Правил: не в полной мере обеспечивается соблюдение светового режима в архивохранилище (имеющиеся жалюзи не обеспечивают хранение документов в темноте)

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктом 2.11.2.4 Правил обеспечить соблюдение светового режима хранения в архивохранилище путем затемнения окон
Описание
Нарушение пунктов 3.4.1, 3.5.4 Правил: не ведутся листы фондов

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктами 3.4.1, 3.5.4 Правил завести листы фондов постоянного хранения и по личному составу
Описание
Нарушение пункта 2.11.10.2. Правил: выдача архивных документов из архивохранилища дел постоянного хранения и по личному составу регистрируется в одном журнале, не все выдаваемые дела фиксируются

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктом 2.11.10.2. Правил организовать раздельную регистрацию выдачи архивных документов постоянного хранения и по личному составу (в журналах выдачи дел постоянного хранения и по личному составу вести учет всех выдаваемых документов, в том числе и сотрудникам архива), дополнительно вести журнал выдачи документов во временное пользование, где фиксировать дела, выдаваемые в сторонние организации
Описание
Нарушение пунктов 4.4, 4.4.1 Правил: имеется задолженность по обработке документов в организациях источниках комплектования и задолженность по приему документов от организаций источников комплектования

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктами 4.4, 4.4.1 Правил составить план график ликвидации задолженности по обработке документов в организациях источниках комплектования и задолженности по приему документов от организаций источников комплектования
Описание
Нарушение пункта 2.11.2.2 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 (далее Правила): двери в архивохранилище дел постоянного хранения и по личному составу деревянные, не обладают повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, не оснащены замками повышенной секретности

Сведения о выданных предписаниях
1. Предписание № 2/1В срок до 1 сентября 2021 года
В соответствии с пунктом 2.11.2.2 Правил установить в архивохранилище дел постоянного хранения и по личному составу двери с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома с замками повышенной секретности

Согласно данным ФГИС "Единый реестр проверок" Генпрокуратуры РФ



Адрес
410530, САРАТОВСКАЯ, САРАТОВСКИЙ, ДУБКИ, -, -, -

Нет данных о результатах проверки