МУ "АРХИВ"

Нарушение пункта 2.11.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 ( далее -Правила): предназначенные для хранения архивных документов помещения не изолированы от рабочих помещений архива и помещений приема пользователей архивной информацией

Нарушение пунктов 2.11.2.1. и 2.11.2.2. Правил: не в полной мере обеспечены охранный и пожарный режимы хранения в архиве: помещение архива не оборудовано охранной и пожарной сигнализацией; архив не оснащен входной дверью повышенной технической укрепленности с замком повышенной секретности; отсутствует инструкция об охранном режиме

Нарушение пункта 2.11.2.3. Правил: не ведется контроль за температурно-влажностным режимом

Нарушение пункта 2.11.2.4. Правил: в полной мере не обеспечено хранение архивных документов в темноте, окна архивохранилищ оснащены ставнями, не полностью закрывающими оконные проемы

Нарушение пункта 2.1.2.5. Правил: в архиве в начале и по окончании отопительного сезона не проводятся энтомологический и микологический осмотры архивных документов

Нарушение пункта 2.11.4.1. Правил : в архиве отсутствует план (схема) размещения архивных фондов

В нарушение пункта 2.11.4.2. Правил в архивохранилищах шкафы не пронумерованы, нумерация полок не соответствует нормативным требованиям; отсутствует постеллажный и пофондовый топографические указатели

Нарушение пункта 2.11.5 Правил: составляемые в ходе проверки наличия и состояния архивных документов листы проверки наличия имеют ошибки заполнения: информация о технических ошибках, обнаруженных и утраченных делах внесена не в соответствующие графы; указывается общее количество дел без перечисления номеров дел обнаруженных или утраченных; не перечислены номера дел, нуждающихся в улучшении физического состояния; попутно (в случае необходимости) не составляются акты о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении и необнаружении документов;

В нарушение пунктов 2.11.5. и 2.11.8. Правил не ведется выявление и учет дел, нуждающихся в улучшении физического состояния

Нарушение пункта 2.11.10 Правил: при выдаче архивных документов из архивохранилищ не ведутся листы использования документов, карты-заместители

Нарушение пунктов 2.11.10.2, 2.11.10.4, 2.11.10.5 Правил: книги выдачи архивных документов и описей дел из архивохранилищ и контроль за сохранностью выданных документов не ведутся

Нарушение пункта 3.5.2. Правил и приложения № 5: в книгах учета поступления документов постоянного хранения, по личному составу и фотодокументов в ежегодных итоговых записях отражается количество числящихся фондов, а не количество поступивших дел за год

Нарушение пункта 3.5.3. Правил: в списках фондов постоянного хранения и по личному составу указаны неполные неофициальные названия фондообразователей. В списке фондов постоянного хранения не заполняется графа с датой первого поступления документов, не составляется ежегодная итоговая запись о количестве поступивших и выбывших в течение года фондов и общем количестве архивных фондов.

Нарушение пунктов 3.4.1. и 3.5.4. Правил: форма листов фондов не соответствует форме № 28 Правил, не указаны полные названия фондообразователя и его переименования

Нарушение пунктов 3.5.6. и 5.5.1 Правил: разные описи дел одного фонда заключены в одну обложку, на обложке не указаны учетные номера описей; сводные итоговые записи к описям неполные (отсутствует информация о первом и последнем номерах дел, не оговариваются пропущенные, литерные, выбывшие номера и основания к внесению изменений количества дел в описи), предисловия не подшиты к описям, включены в состав дел фондов

Нарушение пункта 3.5.7.Правил : реестр описей дел по личному составу не ведется, реестр описей дел постоянного хранения не соответствует требованиям формы № 44 Правил (в реестр записываются и порядковые номера по реестру присваиваются не описям, а годовым разделам описей). В реестре не составляется ежегодная итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года и их общем количестве; порядковый номер описи по реестру не выносится на обложку описи в верхний левый угол

Нарушение пункта 3.5.9 Правил: в делах фондов документы не пронумерованы, не составлены внутренние описи и листы-заверители, в состав дел фондов включены документы, характеризующие состояние ведомственных архивов, т.е. подлежащие включению в наблюдательные дела

Нарушение пункта 4.2.3. Правил: в наблюдательных делах отсутствуют внутренние описи дел документов, из них не исключены документы, подлежащие включению в дела фондов ( листы и акты проверки наличия, проведенной в муниципальном архиве, описи дел, переданных в муниципальный архив)

Нарушение пункта 4.8 Правил: взаимодействие с источниками комплектования организовано не в полном объеме: экспертно-методическая комиссия при архиве для рассмотрения документов ведомственных архивов не создана, документы, поступающие из ведомственных архивов на согласование в архив, не регистрируются, результаты рассмотрения документов не оформляются протоколами, обследования состояния ведомственных архивов не проводятся, журнал регистрации заключенных договоров о взаимодействии в области архивного дела не ведется, не формируются дела по проведению методических семинаров для ответственных за ведомственные архивы

Нарушение пункта 5.7 Правил: архив не проводит информационные мероприятия с использованием архивных документов (выставки, экскурсии, статьи)

В нарушение пунктов 2.11.10.2, 5.12. Правил и пункта 2.1 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03 июля 2013 г. № 635 (далее - Порядок), допуск пользователей для работы с архивными документами не оформляется заявлением ( отношением). Не ведутся личные дела пользователей. Выдача дел из архивохранилищ пользователям не оформляется заказом (требованием)

Нарушение пункта 5.8.3 Правил и пункта 1.4. Порядка, в "Прейскурант на услуги, выполняемые МУ "Архив", к платным услугам отнесены: исполнение архивных справок социально-правового характера за период свыше 5 лет, срочность исполнения социально-правовых запросов, выдача дубликатов справок взамен утраченных и выдача нескольких экземпляров справок социально-правового характера, регистрация сборов с исследователей в читальном зале. Заголовки пунктов № 11-13 о досрочном приеме, хранении документов требуют уточнения предоставляемой платной услуги и вида организации ( источник комплектования архива или ликвидируемая организация)