АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ЗЕИ

В министерство культуры и национальной политики Амурской области поступило обращение по вопросу ненадлежащего хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и по личному составу в муниципальном архиве администрации города Зеи, в связи с отсутствием средств на оснащение материально-технической базы и выделения дополнительных помещений для муниципального архива. В настоящее время архивохранилище заполнено на 100%. Обращение поступило в министерство 03.10.2024 № 09-01-14/862. В муниципальном архиве города Зеи при осуществлении деятельности не соблюдаются условия хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и по личному составу. Архивохранилища переполнены, в связи с этим документы хранятся на полу, подоконниках, на столе, под столом. При 100% заполняемости архивохранилищ администрацией города не выделяются дополнительные помещения для размещения документов Архивного фонда Российской Федерации и по личному составу, также не выделяются средства для улучшения материально-технической базы муниципального архива. Согласно п. 3 ст. 4 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – 125-ФЗ) к полномочиям муниципального образования в сфере архивного дела относятся: 1) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов: а) органов местного самоуправления, муниципальных архивов, музеев, библиотек; б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации). Согласно п. 1 ст. 13 125-ФЗ органы местного самоуправления муниципального района, муниципального округа, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. В соответствии с п. 3.1 раздела III Приказ Росархива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (далее – Правила) архив размещается в здании(ях) и (или) отдельных помещениях здания. Основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, и вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения), должны соответствовать требованиям, установленным главой V Правил, а также общими требованиями безопасности к общественным зданиям и сооружениям. Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения здания архива должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение технологий архивных работ, а также оптимальное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся: архивохранилища; рабочие помещения работников архива; помещения для приема и временного хранения, для адаптации архивных документов к новым условиям хранения после их перемещения (акклиматизации); помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов; помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов; помещения для копирования и фотореставрации архивных документов, обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов; помещения для хранения учетных документов; читальный зал с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем (просмотровый зал, комнаты прослушивания фонодокументов) (далее - читальный зал); помещения каталогов или при отсутствии специально выделенного помещения - рабочая комната архива; научно-справочная библиотека; методический кабинет; помещения для экспонирования архивных документов (выставочный зал). В соответствии с п. 3.2. раздела III Правил Размещение архива в приспособленном здании (помещениях) допускается только после его обследования (в том числе подвальных и чердачных помещений, работоспособности электросетей, отопительных и вентиляционных систем, прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок) представителями архива, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленном под архив здании должны быть изолированы от остальных его помещений. Не допускается размещение архива: в зданиях, в которых расположены предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу, продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества; в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением; в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод. В соответствии с п. 3.3 раздела III Правил Архивохранилище должно: быть отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями; быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов; быть гидроизолировано; иметь высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка; иметь покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества; иметь беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам; не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды. Согласно п. 1 ст. 15 125-ФЗ органы местного самоуправления, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. Согласно п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», органы местного самоуправления обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона. В соответствии с п. 4.1. раздела IV Правил архив оснащается металлическими стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами. В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками. Допускается эксплуатация имеющихся деревянных и смешанных стеллажей, не пораженных биологическими вредителями и обработанных огнезащитным составом. В соответствии с п. 6.1. раздела IV Правил архивные документы подлежат размещению: на бумажном носителе - в коробках, папках, конвертах; аудиовизуальные - в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах; электронные на физически обособленных носителях - в упаковке, рекомендованной производителями носителей. В соответствии с п. 6.3. раздела IV Правил архивные документы в первичных средствах хранения размещаются в архивохранилище на оборудовании, предусмотренном пунктом 4.1 Правил. В соответствии с п. 6.4. раздела IV Правил во всех помещениях архива не допускается размещение, включая временное, архивных документов на полу и подоконниках, в транспортной таре. ОБЪЯВЛЯЮ ПРЕДОСТЕРЕЖЕНИЕ о недопустимости нарушения обязательных требований и предлагаю: организовать хранение архивных документов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Росархива от 02.03.2020 № 24; представить в министерство культуры и национальной политики Амурской области информацию, об улучшении материально-технической базе и иных условиях, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, а также о предоставлении муниципальному архиву города Зеи здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов, согласно п. 1 ст. 15 125-ФЗ, п. 3.1, 3.2 Правил. (указываются меры, которые необходимо принять контролируемому лицу для обеспечения соблюдения обязательных требований, а также при необходимости сроки их принятия (не может быть указано требование о предоставлении контролируемым лицом сведений и документов) 5. Вы вправе подать возражение на данное предостережение в порядке, установленном Постановлением Правительства Амурской области от 12.11.2021 № 876 «О региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Амурской области»