ОТДЕЛ ПО ДО АДМИНИСТРАЦИИ Г. АБАЗЫ

При осуществлении Министерством культуры Республики Хакасия регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле (указывается наименование вида государственного контроля (надзора), вида муниципального контроля в соответствии с единым реестром видов федерального государственного контроля (надзора), регионального государственного контроля (надзора), муниципального контроля) поступили сведения о следующих действиях (бездействии): Отдела по делам образования администрации города Абазы (далее – Отдел по делам образования), выразившееся в том, что: 1) не обеспечено хранение архивных документов Отдела по делам образования в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении – архивохранилище; 2) не обеспечено систематическое проведение экспертизы ценности документов и оформление дел в структурных подразделениях Отдела по делам образования в связи с чем, не упорядочены дела (документы) временных (свыше 10 лет) сроков хранения и не составлены описи дел, документов, а именно: личных дел граждан, переданных под опеку (срок хранения - 75 лет), а также личных дел воспитанников ликвидированного Абазинского детского дома, находящихся на хранении в Отдела по делам образования (срок хранения - 75 лет); 3) не обеспечен достоверный учет архивных документов в архиве Отдела по делам образования: отсутствуют обязательные учетные документы: книга учета поступления и выбытия дел; список фондов; листы фондов; описи дел, в т.ч. временных (свыше 10 лет) сроков хранения; реестр описей; паспорт архива Отдела по делам образования. ________________________________________________________________________ (приводится описание, включая адрес (место) (при наличии), действий (бездействия), организации, ее должностных лиц и (или) работников, индивидуального предпринимателя и (или) его работников, которые могут привести/приводят к нарушениям обязательных требований) Указанные действия (бездействие) могут привести/приводят к нарушениям следующих обязательных требований: 1. Пунктов 37, 47, 76, 77 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила), устанавливающих, что: 1) в архив должны поступать архивные документы, к которым относятся: документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение; документы, постоянного срока хранения, не вошедшие в состав Архивного фонда Российской Федерации, и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу (п.37); 2) архивные документы подлежат передаче на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков их хранения, после проведения экспертизы ценности (согласно главам III, IV Правил) подлежат уничтожению в порядке, установленном пунктом 31 Правил(п.47); 3) хранение архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты, в состав которого входят: а) предоставление изолированных помещений для размещения архивных документов и проведения работ, связанных с архивным хранением, оснащенных средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией, оборудованием для хранения документов; б) организация и обеспечение соблюдения противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов; в) выполнение требований к размещению документов в архивохранилище; г) проведение проверки наличия и состояния сохранности архивных документов, в соответствии с порядком, установленным главой VIII Правил; д) обеспечение возможности проведения специалистами физико-химической, профилактической и (или) реставрационно-профилактической и технической обработки архивных документов; е) описание (составление описей дел, документов) и своевременная постановка архивных документов на учет, в соответствии с пунктами 62-72 и главой IX Правил (п. 76); 4) архив размещается в здании или отдельных помещениях здания; хранение архивных документов в зависимости от их объемов осуществляется с использованием одного или нескольких вариантов размещения: а) в здании, отвечающем нормативным требованиям; б) в специально оборудованном для хранения документов изолированном помещении - архивохранилище; в) запирающихся шкафах или сейфах (п. 77). 2. Пунктов 23, 48, 50 Правил, устанавливающих, что: 1) по результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях составляются: описи дел, документов, описи электронных документов структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу; 2) дела постоянного (в том числе со сроком хранения «до ликвидации организации») и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел, документов); 3) полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает: а) изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стакеров, физически обособленных носителей электронных документов (глава X Правил); б) нумерацию листов дела; в) составление листа-заверителя дела (рекомендуемый образец приведен в приложении N 4 к Правилам); г) составление внутренней описи документов дела (на отдельные категории дел, указанные в пункте 54 Правил) (рекомендуемый образец приведен в приложении N 5 к Правилам); д) оформление обложки дела (рекомендуемый образец приведен в приложении N 6 к Правилам); е) подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках); ж) лист использования (при необходимости). 3. Раздела IX Правил, устанавливающего, требования по ведению учета архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации: а) учету подлежат все находящиеся на архивном хранении документы, в том числе документы по личному составу, копии документов, включенные в фонд пользования (при наличии) и описи дел, документов, описи электронных документов; б) в состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят: книга учета поступления и выбытия дел, документов, список фондов, лист фонда, опись дел, документов, реестр описей дел; в) иные требования к учету архивных документов. (приводится описание действий (бездействия) организации, ее должностных лиц и (или) работников, индивидуального предпринимателя и (или) его работников, которые могут привести/приводят к нарушениям обязательных требований)