АЛТАЙСКОЕ УО

При осуществлении Министерством культуры Республики Хакасия регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле (указывается наименование вида государственного контроля (надзора), вида муниципального контроля в соответствии с единым реестром видов федерального государственного контроля (надзора), регионального государственного контроля (надзора), муниципального контроля) поступили сведения о следующих действиях (бездействии): Управление образования администрации муниципального образования Алтайский район (далее – Управление), выразившееся в том, что: 1) не организована работа по экспертизе ценности документов, упорядочению и описанию архивных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а именно – личных дел несовершеннолетних подопечных, срок хранения которых в архиве Управления, с момента достижения подопечным 18 лет, составляет 75 лет; 2) не обеспечивается соблюдение нормативных режимов хранения архивных документов (пожарного, охранного, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического), отсутствует специальное или приспособленное помещение для архивохранилища, оборудованное металлическими стеллажами для централизованного хранения архивных документов; 3) не обеспечено хранение архивных документов в архиве Управления на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов; 4) не обеспечен учет документов архивного фонда Управления: не заведены основные (обязательные) учетные документы (книга учета поступления и выбытия дел, документов; список фондов; лист фонда; опись дел, документов временного (свыше 10 лет) сроков хранения; реестр описей). Указанные действия (бездействие) могут привести/приводят к нарушениям следующих обязательных требований: 1) пунктов 4.1, 4.11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, (далее – Правила), устанавливающих, что экспертиза ценности документов проводится ежегодно, а по ее результатам в структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов; документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве; 2) пунктов 2.16–2.28 Правил, устанавливающих, что архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях, все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах, а также устанавливающих требования по созданию нормативных температурно-влажностного, светового, охранного, противопожарного режимов и проведение санитарно-гигиенических мероприятий; 3) пунктов 2.34-2.35 Правил, устанавливающих, что все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов. Документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах. Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы должны храниться в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов. Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов. На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке. Порядок размещения устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные - горизонтально. Коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей. Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других не предназначенных для хранения документов местах; 4) раздела 3 Правил, устанавливающего, что учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при наличии) и описи дел, документов и определяющего порядок учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве организации (приводится описание действий (бездействия) организации, ее должностных лиц и (или) работников, индивидуального предпринимателя и (или) его работников, которые могут привести/приводят к нарушениям обязательных требований) В соответствии с частью 1 статьи 49 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» ОБЪЯВЛЯЮ ПРЕДОСТЕРЕЖЕНИЕ о недопустимости нарушения обязательных требований и предлагаю: 1) организовать работу по экспертизе ценности документов, упорядочению и описанию архивных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а именно – личных дел несовершеннолетних подопечных, срок хранения которых в архиве Управления, с момента достижения подопечным 18 лет, составляет 75 лет; 2) обеспечить соблюдение нормативных режимов хранения архивных документов: определить помещение для архивохранилища, оборудовать его металлическими стеллажами для хранения архивных документов, обеспечить соблюдение пожарного, охранного, температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического режимов; 3) обеспечить хранение архивных документов в архиве на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов 4) обеспечить учет документов архивного фонда Управления путем заведения обязательных учетных документов (книга учета поступления и выбытия дел, документов; список фондов; лист фонда; опись дел, документов; реестр описей) ________________________________________________________________________ (указываются меры, которые необходимо принять контролируемому лицу для обеспечения соблюдения обязательных требований, а также при необходимости сроки их принятия (не может быть указано требование о предоставлении контролируемым лицом сведений и документов) Вы вправе подать возражение на данное предостережение в порядке, установленном пунктом 3.4 Положения о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Хакасия, утвержденного постановлением Правительства Республики Хакасия от 28.09.2021 № 476. (указывается ссылка на положение о виде контроля, которым установлен порядок подачи и рассмотрения возражения в отношении предостережения) В целях профилактики нарушения обязательных требований вы можете провести самостоятельную оценку соблюдения обязательных требований в сфере архивного дела (самообследование) с использованием проверочного листа (списка контрольных вопросов, ответы на которые свидетельствуют о соблюдении или несоблюдении контролируемым лицом обязательных требований), применяемый при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле в отношении организаций, в том числе государственных органов Республики Хакасия, органов местного самоуправления муниципальных образований Республики Хакасия, осуществляющих деятельность по хранению, комплектованию, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, утвержденного приказом Министерства культуры Республики Хакасия от 01.03.2022 № 38, размещенного на официальном сайте Министерства культуры Республики Хакасия https://culture19.ru/contents/55-kontrol-za-soblyudeniem-zakonodatelstva-v-arhivnom-dele-respubliki-hakasiya.html (указывается адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», позволяющий пройти самообследование соблюдения обязательных требований)