МИНПРИРОДЫ ХАКАСИИ

Не обеспечивается хранение архивных документов в архиве на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел (нарушение п 2.34 Правил)

Не обеспечивается розыск архивных документов при их отсутствии (Оп.1.Д.9, 11, 12, 13, 14, 17, 38, 39) (отсутствуют акты об утрате, справка о проведении розыска) (нарушение п. 2.14 (абз.6), 2.44 Правил)

Не обеспечено составление номенклатуры дел, отражающей фактическое заведение дел в делопроизводстве Министерства природных ресурсов и экологии Республики Хакасия (нарушение п. 2.2, 4.14-4.18 Правил)

Не обеспечено соблюдение в помещении архива противопожарного режима: отсутствуют средства пожаротушения, отсутствует пожарная сигнализация (нарушение п. 2.14 (абз.4), п. 2.15 (абз.3), 2.22 Правил)

Не обеспечено оснащение помещения архива специальным оборудованием для хранения документов (металлические стеллажи, металлические шкафы (нарушение п. 2.14, 2.15, 2.21 Правил)

Не обеспечивается ведение в архиве основных (обязательных) учетных документов (книга учета поступления и выбытия дел, документов; список фондов (для организаций, хранящих документы более одного фонда); лист фонда; опись дел, документов; реестр описей (при наличии двух и более описей дел) (нарушение п. 3.6-3.11 Правил)

Не предоставлено помещение для архива, отвечающее нормативным требованиям, обеспечивающее сохранность архивных документов, исключающее хищение и утрату (нарушение абз.3 п.2.14, 2.16, 2.17 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры России от 31.03.2015 № 526 (далее Правила). При малом объеме документов не обеспечено хранение архивных документов в специальном металлическом запирающемся на ключ шкафу, исключающем доступ к документам посторонних лиц (абз. 7 п 2.1.2.1 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (Росархив, ВНИИДАД, 2016 г.)

Не обеспечена нумерация шкафов, полок в архиве, не составлены постеллажные топографические указатели (нарушение п. 2.36, 2.37, 2.38 Правил)

Не обеспечено соблюдение в помещении архива охранного режима: архив вне зоны контроля поста охраны, охранная сигнализация не установлена, контроль доступа посторонних лиц в архив не обеспечен, помещение архива огорожено пластиковой перегородкой только частично, допускающей возможность проникновения в архив посторонних лиц через ограждение (нарушение п. 2.14 (абз.4), п. 2.15 (абз. 3), 2.20 Правил)

Не проводится проверка наличия и состояния документов в архиве организации (на бумажных носителях не реже одного раза в 10 лет, на электронных носителях не реже одного раза в 5 лет) (нарушение п. 2.14 (абз. 6), 2.42 Правил)

Не обеспечивается достоверный учет всех хранящихся в архиве документов, данные паспорта архива не отражают фактическое количество дел в архиве (нарушение п. 3.1, 3.12. Правил; п. 2.6.1 Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 11.03.1997 № 11)

Не обеспечивается соблюдение санитарно-гигиенических мероприятий в архиве: наблюдается сильная запыленность полок, архивных документов (нарушение п. 2.15 (абз. 6), 2.27, 2.28, 2.29 Правил)

Не соблюдается температурно-влажностный режим в архиве: в архиве отсутствуют средства измерения и контроля температурно-влажностного режима; отсутствует журнал регистрации показаний контрольно-измерительных приборов (нарушение п. 2.15 (абз. 6), 2.25, 2.26 Правил)