ГОСКОМИТЕТ РБ ПО ЧС

1. Государственный комитет Республики Башкортостан по чрезвычайным ситуациям, ИНН 0276911949, 2. При осуществлении следующего вида контроля: Региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле поступили сведения о следующих действиях (бездействии): 1) нарушены сроки проведения экспертизы ценности документов и требования к рассмотрению и утверждению описей на дела, документы постоянного хранения и по личному составу; 2) нарушены сроки передачи дел из архива организации в государственный архив, отсутствуют согласованные графики передачи дел в государственный архив; 3) часть архивных документов не закартонированы в архивные короба; 4) на стеллажах отсутствуют топографические указатели; 5) в архивохранилище хранятся посторонние предметы; 6) отсутствует нумерация стеллажей и полок в архивохранилище; 7) в архивохранилище отсутствует система кондиционирования, что может привести к нарушению температурно-влажностного режима хранения архивных документов; 8) архивохранилище не оборудовано дверью повышенной технической укрепленности, что не соответствует нормативным требованиям к помещениям архива; отсутствует средство опечатывания (пломбирования) двери архивохранилища; 9) в архивохранилище отсутствуют термометр и гигрометр, не ведется фиксация измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды в регистрационном журнале; 10) на окнах архивохранилища отсутствуют светорассеиватели, регуляторы светового потока (специальные стекла), защитные фильтры и покрытия, жалюзи; 11) внутри архивохранилища установлены распределительные щиты, предохранители, отключающиеся рубильники. 3. Указанные действия (бездействие) могут привести/приводят к нарушениям следующих обязательных требований Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: 1) Раздел IV Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 (далее – Правила № 77); 2) Раздел IV Правила № 77; 3) п. 87 Правил № 77; 4) п. 95 Правил № 77; 5) п. 78 Правил № 77; 6) п. 94 Правил № 77; 7) п. 78 Правил № 77; 8) п. 85 Правил № 77; 9) п. 90 Правил № 77; 10) п. 87 Правил № 77 11) п. 78 Правил № 77 4. В соответствии с частью 1 статьи 49 Федерального закона от 31 июля 2020 года № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации» ОБЪЯВЛЯЮ ПРЕДОСТЕРЕЖЕНИЕ о недопустимости нарушения обязательных требований и предлагаю: 1) провести экспертизу ценности документов постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу: - составить описи дел по 2021 год; - рассмотреть описи на дела, документы постоянного срока хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов на заседании центральной экспертной комиссии; - представить на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Республики Башкортостан описи дел документов постоянного срока хранения и по личному составу на утверждение, акты на выделение к уничтожению документов; 2) обеспечить передачу на постоянное хранение в ГКУ Национальный архив Республики Башкортостан управленческих документов по 2019 год, образовавшихся в деятельности Государственного комитета Республики Башкортостан по чрезвычайным ситуациям; 3) обеспечить картонирование архивных документов в архивные короба; 4) обеспечить размещение топографических указателей на стеллажах; 5) освободить архивохранилище от посторонних предметов; 6) обеспечить нумерацию стеллажей и полок в архивохранилище; 7) обеспечить соблюдение температурно-влажностного режима в архивохранилище, в том числе предусмотреть возможность установки системы кондиционирования; 8) установить в архивохранилище дверь повышенной технической укреплённости; обеспечить установку средства опечатывания (пломбирования) двери архивохранилища; 9) обеспечить в архивохранилище установку термометров и гигрометров, ведение фиксации измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды в регистрационном журнале; 10) на окнах архивохранилища установить светорассеиватели, регуляторы светового потока (специальные стекла), защитные фильтры и покрытия, жалюзи; 11) обеспечить перенос распределительных щитов, предохранителей, отключающихся рубильников за пределы архивохранилища; 12) информацию об устранении замечаний и нарушений предоставить к 1 мая 2025 года. Одновременно просим принять к выполнению прилагаемые рекомендации по организации работы в сфере делопроизводства, изложенные в справке об организации документооборота с использованием СЭД «Дело» и организации работы в СХЭД «Архивное дело» в Государственном комитете Республики Башкортостан по чрезвычайным ситуациям от 23 апреля 2024 года. Приложение: на 2 л. в 1 экз.