АППАРАТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УПОЛНОМОЧЕННОГО ПО ПРАВАМ РЕБЕНКА В РЕСПУБЛИКЕ БАШКОРТОСТАН

Поступили следующие сведения о действиях (бездействии) Аппарата по обеспечению деятельности Уполномоченного по правам ребенка в Республике Башкортостан, расположенного по адресу: 450008, РБ, г.Уфа, ул. Пушкина, д.95. В соответствии с распоряжением Президента Республики Башкортостан от 17 апреля 2014 года № РП-91 вопросами эксплуатации административных помещений занимается Управление делами Главы Республики Башкортостан. В помещении по вышеуказанному адресу, выделенному под архивохранилище, находятся документы двух организаций: Аппарата по обеспечению деятельности Уполномоченного по правам ребенка в Республике Башкортостан и Аппарата по обеспечению деятельности Уполномоченного по правам человека в Республике Башкортостан. В положениях об архивах вышеуказанных организаций не указан данный факт. Рекомендуется внести изменения в положения об архивах. 1) В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила, 2015 года) должны быть обеспечены нормативные режимы хранения архивных документов. Так в соответствии с пунктом 2.15. Правил, 2015 года: « 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает: оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов; оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий». В соответствии с пунктом 2.25. Правил, 2015 года: «2.25. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима: для хранения документов на бумажном носителе - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%.» В архиве не фиксируется в специальном журнале температурно-влажностный режим хранения документов, отсутствуют измерительные приборы В соответствии с пунктом 2.20. Правил, 2015 года: «2.20. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности». Архивохранилище не оборудовано дверью повышенной технической укрепленности, не оснащено замком повышенной секретности. Дверь архивохранилища не опечатывается. В соответствии с пунктами 2.36. – 2.40 Правил, 2015 года: «2.36. Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо. 2.37. В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные (приложение № 1), а при большом количестве фондов - пофондовые (приложение № 2). 2.38. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях. 2.39. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации: устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам; выявляются и устраняются недостатки в учете документов; выявляются отсутствующие документы и организуется розыск; выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки. 2.40. Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет. В архиве не проведена работа по размещению архивных документов, в частности, не пронумерованы шкафы, стеллажи, полки на стеллажах, не составлены топографические указатели, не проведена проверка наличия и состояния дел (акты и листы проверок не представлены). Необходимо провести топографирование. Топографирование служит для закрепления мест хранения документов и упрощения процесса поиска дел. Топографирование - разработка схемы расположения дел в архивохранилище путем нумерации мест хранения документов (помещений, стеллажей, шкафов и контейнеров), а также ведение топографических указателей. Топографирование проводит работник архива. Процесс топографирования опирается на схему систематизации документов фонда. Результатом процесса является: - схема размещения документов в архивохранилище; - архивохранилище с пронумерованными стеллажами, шкафами и полками (при наличии нескольких архивохранилищ они также нумеруются); - карточки постеллажного и пофондового указателя. 2) В соответствии с пунктами 3.1. и 3.6. Правил, 2015 года: «3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при наличии) и описи дел, документов. 3.6. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят: книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11); список фондов (приложение № 12); лист фонда (приложение № 13); опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18); реестр описей (приложение № 19)» В архиве отсутствуют вышеуказанные документы. 3) В соответствии с пунктом 4.11 Правил, 2015 года: «4.11. Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве». Представлен черновик описи дел Аппарата по обеспечению деятельности Уполномоченного по правам ребенка в Республике Башкортостан. 4) В соответствии с пунктом 2.22 Правил, 2015 года: «2.22. Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности». В архиве находится много деревянных предметов: дверь, полы, полки. Все эти предметы не обработаны противопожарными средствами, отсутствует огнетушитель. Указанные действия (бездействие) могут привести/приводят к нарушениям следующих обязательных требований: 1) В соответствии с частью 1 ст.15 Федерального закона № 125-ФЗ: «1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.». 2) Нарушены нормы права, установленные Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённые приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила, 2015 года) . Объявляется предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований и предложено: 1) Создать все необходимые нормативные условия для хранения документов Республики Башкортостан в архиве организации в соответствии с установленными законодательством требованиями, в том числе создать все нормативные условия для хранения документов постоянного срока хранения, провести упорядочение документов по личному составу. 2) Информацию об устранении замечаний и нарушений предоставить к 1 января 2024 года