БАШКУЛЬТНАСЛЕДИЕ

Поступили сведения о следующих действиях (бездействии) Управления по государственной охране объектов культурного наследия Республики Башкортостан (далее - Башкультнаследие), расположенного по адресу: 450101, РБ, г.Уфа, ул.Тукаева, д.46 (юридический адрес), 450005 г.Уфа, ул. Цюрупы, д.86 (адрес фактического нахождения организации): 1) В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила, 2015 года) должны быть обеспечены нормативные режимы хранения архивных документов. Так в соответствии с пунктом 2.15. Правил, 2015 года: « 2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает: оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов; оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий». В соответствии с пунктом 2.19. Правил, 2015 года: «2.19. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности». В соответствии с пунктом 2.25. Правил, 2015 года: «2.25. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима: для хранения документов на бумажном носителе - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%.» Однако, вышеуказанные нормы нарушаются, а именно: архивохранилище Башкультнаследия не имеет ни естественную, ни искусственную вентиляцию, отсутствуют измерительные приборы для определения температурно-влажностного режима. В соответствии с пунктом 2.24. Правил, 2015 года: «2.24. Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью». В архивохранилище Башкультнаследия отсутствуют первичные средства защиты документов – архивные короба. В настоящее время все дела находятся в связках, в папках, на скорошивателях. В соответствии с пунктами 2.36. – 2.40 Правил, 2015 года: «2.36. Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо. 2.37. В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные (приложение № 1), а при большом количестве фондов - пофондовые (приложение № 2). 2.38. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях. 2.39. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации: устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам; выявляются и устраняются недостатки в учете документов; выявляются отсутствующие документы и организуется розыск; выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки. 2.40. Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет. В Башкультнаследия не проведена работа по топографированию. Топографирование служит для закрепления мест хранения документов и упрощения процесса поиска дел. Топографирование - разработка схемы расположения дел в архивохранилище путем нумерации мест хранения документов (помещений, стеллажей, шкафов и контейнеров), а также ведение топографических указателей. Топографирование проводит работник архива. Процесс топографирования опирается на схему систематизации документов фонда. Результатом процесса является: - схема размещения документов в архивохранилище; - архивохранилище с пронумерованными стеллажами, шкафами и полками (при наличии нескольких архивохранилищ они также нумеруются); - карточки постеллажного и пофондового указателя. В Башкультнаследия не проведена работа по размещению архивных документов, в частности, не пронумерованы шкафы, стеллажи, полки на стеллажах, не составлены топографические указатели, не проведена проверка наличия и состояния дел (акты и листы проверок не представлены). 2) В соответствии с пунктами 3.1. и 3.6. Правил, 2015 года: «3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при наличии) и описи дел, документов. 3.6. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят: книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11); список фондов (приложение № 12); лист фонда (приложение № 13); опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18); реестр описей (приложение № 19)» В Башкультнаследии отсутствуют вышеуказанные документы. 3) В соответствии с абзацем 13 пункта 4.11 и абзацем 1 пункта 4.19: 4.11. Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве. 4.19. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию. В Башкультнаследии не упорядочены документы постоянного хранения и по личному составу с момента создания организации. 4) В соответствии с пунктами 4.14 - 4.16 Правил, 2015 года: «4.14. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел». 4.15. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации. 4.16. Номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения». В Башкультнаследии отсутствует номенклатура дел. Указанные действия (бездействие) могут привести/приводят к нарушениям следующих обязательных требований: В соответствии с частью 1 ст.15 Федерального закона № 125-ФЗ: «1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.». 2) Нарушены нормы права, установленные Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Объявлено предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований и предложено: 1) Создать все необходимые нормативные условия для хранения документов Башкультнаследия в соответствии с установленными законодательством требованиями, в том числе: - подготовить и представить на ЭПК Управления по делам архивов Республики Башкортостан номенклатуру дел Башкультнаследия до 01.06.2023 года; - упорядочить документы постоянного хранения и по личному составу до 01.12.2023 года; - провести сплошную проверку наличия и состояния архивных дел, в том числе топографирование в архивохранилище до 01.12.2023 года; - создать нормативные условия для хранения архивных документов в соответствии с указанными в настоящем предостережении замечаниями до 01.01.2024 года. 2) Информацию об устранении замечаний и нарушений предоставить к 01.01.2024 года.