Проверка № 001902830046 от 1 июля 2019 года
Согласно данным ФГИС "Единый реестр проверок" Генпрокуратуры РФ
АДМИНИСТРАЦИЯ ОЛЬГИНСКОГО РАЙОНА
Дата проведения
1 июля 2019 года — 3 июля 2019 года
Проверка проводится в отношении
Орган контроля (надзора), проводящий проверку
Цель проверки
Проверка соблюдения обязательных требований законодательства об архивном деле в соответствии с планом проведения плановых проверок органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления на 2019 год, утвержденным приказом архивного отдела Приморского края от 09.10.2018 № 48; оценка соблюдения обязательных требований федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Приморского края об архивном деле на территории Приморского края; соблюдение обязательных требований федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Приморского края об архивном деле на территории Приморского края;
Должностные лица, уполномоченные на проведение проверки
| Ф. И. О. | Должность |
|---|---|
| Малышева Альбина Валерьевна. | Консультант |
| Гонохова Наталья Сергеевна | Заместитель начальника отдела |
Объекты и итоги проверки
Адрес
692460, ПРИМОРСКИЙ, ОЛЬГИНСКИЙ, ОЛЬГА, ЛЕНИНСКАЯ, 8
Дата составления акта о проведении проверки
3 июля 2019 года
Информация о результатах проверки
Сведения об ознакомлении или отказе ознакомления с актом КНМ руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, присутствовавших при проведении КНМ, о наличии их подписей или об отказе от совершения подписи
Козонков Геннадий Евгеньевич, и. о. главы администрации Ольгинского муниципального района
Информация о выявленных нарушениях
Описание
Не соблюден режим хранения основных учётных документов: размещены в деревянных шкафах
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Разместить учетные документы с соблюдением режимов хранения в металлических шкафах | |
Описание
К описям дел не составлены листы-заверители
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| К описям дел составить листы-заверители | |
Описание
Анализ и учет состояния системы НСА архива (на бумажном носителе (журнал по учету состояния НСА, картотека) и/или в автоматизированном режиме не ведется
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2019 года |
| Провести анализ и учет состояния системы НСА архива | |
Описание
Не на каждого пользователя читального зала имеется: его заявление в простой письменной форме о допуске для работы в читальный зал или письмо направившего его органа или организации, документально подтвержденный факт ознакомления с Порядком использования архивных документов в муниципальном архиве, утвержденном постановлением администрации Ольгинского муниципального района от 04.03.2019 № 81
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| На каждого пользователя читального зала заполнять заявление о допуске для работы в читальный зал или запрашивать письмо направившего его органа или организации, ознакамливать под роспись с Порядком использования архивных документов в муниципальном архиве, утвержденном постановлением администрации Ольгинского муниципального района от 04.03.2019 № 81 | |
Описание
В архивохранилище № 1 документы частично размещены на деревянных стеллажах, окне, столе, на полу, в коридоре перед архивохранилищем № 1 на деревянных стеллажах. В архивохранилище № 2 установлены стеллажи смешанного типа, деревянные полки которых не пропитаны огнезащитным составом
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Архивохранилища оборудовать металлическими стеллажами, все документы разместить на стеллажах | |
Описание
Отсутствуют: договор между архивом и гражданином Хохловым В.П., на основании которого документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступили на хранение в архив; акты приема на хранение документов личного происхождения от граждан Ковалева Г.И. и Хохлова В.П.
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Заключить договор между архивом и гражданином Хохловым В.П., на основании которого документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступили на хранение в архив; составить акты приема на хранение документов личного происхождения от граждан Ковалева Г.И. и Хохлова В.П. | |
Описание
Пунктом 3.4., 3.8. должностной инструкции главного специалиста 1 разряда организационного отдела администрации Ольгинского муниципального района, утверждённой главой Ольгинского муниципального района В.С. Листровым 02.07.2009 к правам отнесены проверки требований архивного законодательства
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Исключить пункты 3.4., 3.8 из должностной инструкции главного специалиста 1 разряда организационного отдела администрации Ольгинского муниципального района | |
Описание
Не во всех архивных справках указываются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Во всех архивных справках указывать архивные шифры и номера листов единицы хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки | |
Описание
Стеллажи установлены с нарушением норм: параллельно стенам с оконными проемами, расстояния между стеллажами, между наружной стеной здания и стеллажами, между стеной и торцом стеллажа, между полом и нижней полкой стеллажа не соблюдены
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Установить стеллажи с соблюдением установленных норм | |
Описание
В должностном регламенте начальника организационного отдела администрации Ольгинского муниципального района, должностной инструкции главного специалиста 1 разряда организационного отдела не закреплены функции по управлению архивным делом на территории Ольгинского муниципального района, отсутствует понятие "муниципальный архив"
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| В должностном регламенте начальника организационного отдела администрации Ольгинского муниципального района закрепить функции по управлению архивным делом на территории Ольгинского муниципального района. В должностные регламенты начальника организационного отдела, должностной инструкции главного специалиста 1 разряда организационного отдела включить функции по формированию и содержанию муниципального архива, включая архивные фонды поселений | |
Описание
Помещения архива не оснащены средствами охранной сигнализации
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Помещения архива оборудовать средствами охранной сигнализации | |
Описание
Утвержденный план (схема) размещения архивных фондов отсутствует
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Разработать и утвердить план (схему) размещения архивных фондов | |
Описание
В архивохранилищах отсутствуют пофондовые и постеллажные топографические указатели
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Для закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилищах составить пофондовые и постеллажные топографические указатели | |
Описание
Отсутствует Инструкция о порядке осуществления охраны архива, согласованная с осуществляющим охрану архива подразделением и соответствующим органом внутренних дел Российской Федерации.
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Составить Инструкцию о порядке осуществления охраны архива, согласовать ее в установленном порядке | |
Описание
В архивохранилищах полки на стеллажах не пронумерованы сверху вниз слева направо
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| В архивохранилищах пронумеровать полки на стеллажах | |
Описание
Форма книги учета поступлений не соответствует приложению № 5 Правил архивов. Итоговая запись о количестве поступивших за год документов не подписана составителем
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Книгу учета поступлений вести форме, установленной Правилами архивов. Итоговую запись о количестве поступивших за год документов подписывать составителем с указанием даты составления | |
Описание
Листы фондов заведены на каждый архивный фонд, но не во всех листах фондов правильно указано название фондообразователя и его переименования, папка с листами фондов имеет лист-заверитель, но в нем не указаны начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Во всех листах фондов правильно указать название фондообразователей и их переименования, к папке с листами фондов составить лист-заверитель, в нем указать начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке | |
Описание
Форма списка фондов с фонда № 1 по фонд № 83 не соответствует приложению № 6 Правил архивов, в нем не правильно указаны названия отдельных архивных фондов, отсутствуют крайние даты и местонахождение фондообразователя
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Составить список фондов, по форме, установленной Правилами архивов, в нем правильно указать названия всех архивных фондов, крайние даты и местонахождение фондообразователя | |
Описание
Наблюдательные дела заведены не каждую организацию источник комплектования муниципального архива
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| На каждую организацию источник комплектования муниципального архива завести наблюдательные дела | |
Описание
Дело фонда заведено не на каждый архивный фонд. Не во всех делах фондов документы пронумерованы, подшиты, имеются листы-заверители и внутренняя опись
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Завести дело фонда на каждый архивный фонд. Во всех делах фондов документы пронумеровать, подшить, составить листы-заверители и внутренние описи | |
Описание
В книге выдачи архивных документов не указаны номера выданных дел, не всегда проставляется отметка о возвращении архивных документов
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| В книге выдачи архивных документов указывать номера выданных дел, проставлять отметку о возвращении архивных документов | |
Описание
Не обеспечено хранение архивных документов в темноте в первичных средствах хранения (в папках, коробках)
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Обеспечить хранение архивных документов в темноте в первичных средствах хранения (в папках, коробках) | |
Описание
В архивохранилищах нарушен световой режим хранения архивных документов
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| В архивохранилищах провести мероприятия по защите архивных документов от разрушающего действия естественного света | |
Описание
Помещение архивохранилища № 1 не содержится в чистоте, в условиях, исключающих появления пыли, требует ремонта; санитарные дни не проводятся.
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Провести ремонтные работы и обеспыливание документов в архивохранилище № 1. Регулярно проводить санитарные дни. | |
Описание
В наблюдательные дела муниципальных комитетов и администраций Веселояровского, Милоградовского, Молдавановкого, Моряк-Рыболовского, Пермского, Тимофеевского сельских поселений, муниципального учреждения культуры и библиотеки, территориальной избирательной комиссии Ольгинского муниципального района не включены документы, характеризующие правовой статус и деятельность органа (организации), а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| В наблюдательные дела муниципальных комитетов и администраций Веселояровского, Милоградовского, Молдавановкого, Моряк-Рыболовского, Пермского, Тимофеевского сельских поселений, муниципального учреждения культуры и библиотеки, территориальной избирательной комиссии Ольгинского муниципального района включить документы, характеризующие правовой статус и деятельность органа (организации), а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве | |
Описание
Не организовано проведение экспертизы ценности, полного оформления дел, составление и утверждение в установленном порядке описей дел постоянного хранения в Думе Ольгинского муниципального района, муниципальном комитете и администрации Тимофеевского сельского поселения, КГБУЗ «Ольгинская центральная районная больница»
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Организовать проведение экспертизы ценности, полного оформления дел, составление и утверждение в установленном порядке описей дел постоянного хранения в Думе Ольгинского муниципального района, муниципальном комитете и администрации Тимофеевского сельского поселения, КГБУЗ «Ольгинская центральная районная больница» | |
Описание
В архивохранилищах отсутствуют контрольно-измерительные приборы температуры и влажности
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Архивохранилища оборудовать контрольно-измерительными приборами температуры и влажности и фиксировать их показания в регистрационных журналах | |
Описание
В муниципальных комитетах и администрациях Веселояровского, Милоградовского, Молдавановкого, Моряк-Рыболовского, Пермского, Тимофеевского сельских поселений, муниципального учреждения культуры и библиотеки, территориальной избирательной комиссии Ольгинского муниципального района источниках комплектования муниципального архива не созданы экспертные комиссии и не утверждены положения об экспертных комиссиях
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Создать экспертные комиссии и утвердить в установленном порядке положения об экспертных комиссиях в муниципальных комитетах и администрациях Веселояровского, Милоградовского, Молдавановкого, Моряк-Рыболовского, Пермского, Тимофеевского сельских поселений, муниципального учреждения культуры и библиотеки, территориальной избирательной комиссии Ольгинского муниципального района источниках комплектования муниципального архива | |
Описание
Не во всех описях дел после приема документов оформляется итоговая запись о приеме дел и сводная итоговая запись, содержащая количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи, имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия.
Сведения о выданных предписаниях
| 1. От 03.07.2019 № 1 | В срок до 3 июля 2020 года |
| Во всех описях дел после приема документов оформлять итоговую запись о приеме дел и сводную итоговую запись, содержащую количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи, имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия. | |
Согласно данным ФГИС "Единый реестр проверок" Генпрокуратуры РФ
Адрес
692460, Приморский край, пгт. Ольга, ул. Ленинская, 8
Нет данных о результатах проверки